Tipps für Auftraggeber

20 Tipps und Hinweise für die Planung und
Durchführung von Veranstaltungen mit Einsatz
von Dolmetscherinnen und Dolmetschern

Bitte beantworten Sie die nachfolgenden Fragen, damit wir Ihnen ein konkretes Angebot unterbreiten können und nennen Sie uns:

Termin und Ort der Veranstaltung sowie die Zeiten, in denen gedolmetscht werden soll (teilen Sie bitte mit, ob auch während des Mittag- oder Abendessens Dolmetscherinnen und Dolmetscher benötigt werden)
Art und Thema der Veranstaltung
Die benötigten Sprachen
Anzahl der Teilnehmer und ggf. der Vortragenden
die gewünschte Art der Verdolmetschung
Hierbei beraten wir Sie gerne! Informationen zu den einzelnen Dolmetscharten finden Sie auf unserer Website unter „Dolmetschen“
Falls Sie sich für eine Simultanverdolmetschung entscheiden, ist zu klären, ob eine Simultananlage mit ausreichender Zahl an Kabinen, Mikrophonen und Kopfhörern vorhanden ist.
Falls nicht, sind wir Ihnen gerne bei der Auswahl von Anbietern solcher Anlagen behilflich. Hierzu benötigen wir folgende Auskünfte:
1. Wie viele Mikrophone werden benötigt bzw. wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollen der Verdolmetschung folgen?
2. Gibt es ein Podium bzw. ein Rednerpult?
3. Wie groß ist der Saal, in dem die Veranstaltung stattfindet?
Falls Sie sich für Konsekutivdolmetschen entscheiden, beachten Sie bitte, dass die für die Verdolmetschung benötigte Zeit ungefähr der Redezeit entspricht.

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Übermitteln Sie den Dolmetscherinnen und Dolmetschern rechtzeitig so viele Informationen zu Inhalt, Hintergrund und Ablauf der Veranstaltung wie möglich, z. B.:
1. die Tagesordnung
2. eine Liste der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
3. Kopien von Manuskripten, die verlesen werden sollen (die selbstverständlich vertraulich behandelt werden)
4. Terminologielisten in den Sprachen, in die gedolmetscht werden soll, sofern vorhanden
5. Kopien von Overhead-Folien, Tabellen, Dias und anderen Abbildungen, die im Verlauf der Veranstaltung verwendet werden
6. Unterlagen von früheren Konferenzen
7. die Tagungsmappe, sofern es eine gibt
und benennen Sie einen Ansprechpartner vor Ort.
Wenn Filme gezeigt werden, klären Sie mit der Teamchefin oder dem Teamchef der Dolmetscherinnen und Dolmetscher (auch „beratende/r Dolmetscher/in“ genannt), ob diese gedolmetscht werden sollen. Ist dies der Fall, geben Sie dem Team die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten.
Planen Sie ein kurzes Briefing der Dolmetscherinnen und Dolmetscher oder zumindest ein kurzes Vorgespräch mit der Teamchefin oder dem Teamchef ein.

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Weisen Sie bitte sämtliche Teilnehmerinnen und Teilnehmer und insbesondere die Vortragenden darauf hin, dass die Redebeiträge der Veranstaltung gedolmetscht werden.
Bitten Sie die Vortragenden, ihre Beiträge so früh wie möglich den Dolmetscherinnen und Dolmetschern zur Verfügung zu stellen (ggf. auch vorläufige Fassungen, Stichpunkte, Fachpublikationen, Kopien von Overhead-Folien, etc.).
Bitten Sie die Vortragenden, insbesondere bei dem Verlesen von Manuskripten deutlich und in moderatem Tempo zu sprechen sowie darauf zu achten, dass das Rednermikrophon stets eingeschaltet ist. Dies gilt gleichermaßen für Fragen, die im Saal gestellt werden, denn die Dolmetscherinnen und Dolmetscher empfangen in ihren schalldichten Kabinen den Ton ausschließlich über die Kopfhörer.

Die Dolmetscherkabinen sollten so positioniert sein, dass die Dolmetscherinnen und Dolmetscher eine gute Sicht auf die Vortragenden und alle von diesen gezeigten Informationen haben.
Stellen Sie im Falle einer Simultanverdolmetschung sicher, dass die technische Anlage während der gesamten Veranstaltung von einem Techniker betreut wird.
Überprüfen Sie zu Beginn der Veranstaltung zusammen mit dem Techniker, dass diese einwandfrei funktioniert und richtig eingestellt ist.

Bitte reichen Sie Unterlagen, die gedolmetscht werden sollen und die den Dolmetscherinnen und Dolmetschern noch nicht übermittelt wurden, an diese weiter. Einen wenn auch nur kurzen Blick darauf zu werfen, ist hilfreich.
Informieren Sie alle, insbesondere die Dolmetscherinnen und Dolmetscher, über eventuelle Änderungen des Programms oder der Tagesordnung.
Erklären Sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Bedienung von Mikrophon und Kopfhörern.

Sehen Sie regelmäßige Pausen vor. Nicht nur das Dolmetschen erfordert höchste Konzentration, auch das Zuhören über Kopfhörer ist über die Zeit ermüdend.